Übersicht (Perspektive Standorte, Nutzer...)

Die Perspektive Standorte, Nutzer… umfasst alle ASYS-Repositoryobjekte, die mit Repositorystandorten, Nutzern und der Rechteverwaltung zu tun haben. Teilweise werden hier Objekte konfiguriert, die primär in anderen Perspektiven zum Einsatz kommen. Da es sich um Einstellungen zu Nutzern handelt, sind sie trotzdem in dieser Perspektive angesiedelt.

Die in dieser Perspektive konfigurierbaren Repository-Objekte sind:

• Repository-Standorte: Viele Konfigurationseinstellungen in ASYS können und müssen individuell für jeden Repository-Standort vorgenommen werden. In vielen Fällen entspricht ein Repository-Standort einem Bundesland (je Bundesland gibt es zumindest einen Repository-Standort). Diese Standorte können Unterstandorte beherbergen, d.h. die Repository-Standorte bilden einen Baum ¹⁾. Der Standort, an dem der Admin sich beim Administrator anmeldet, bildet jeweils die Wurzel des Objektbaums auf der linken Seite des Programms. Die Konfiguration ist somit beschränkt auf den Anmeldestandort und seine Unterstandorte. Übergeordnete Standorte sind hingegen weder einsehbar noch änderbar.
  Ein Standort besitzt eine oder mehrere Institutionen, denen Nutzer zugeordnet sind. Pro Standort können ein oder mehrere Nutzerprofile definiert werden, denen Rechte an Masken und Abfragen zugeordnet sind. Nutzer sind mit einem oder mehreren Nutzerprofilen verbunden, wodurch sich die Rechte des jeweiligen Nutzers ergeben. Arbeitsgruppen, Nummernkreise und Verteilungen werden für die Vorgangssteuerung benötigt, um Arbeitsschritte aus Vorgängen einem Bearbeiter zuzuteilen. Diesen drei Objekten werden Nutzer zugeordnet.
• Institutionen: Institutionen können genutzt werden, um einen Repository-Standort logisch zu gliedern. Zumindest muss ein Standort eine Institution beherbergen, da diese die Nutzer enthalten - ohne Institution –> keine Nutzer!.
  Je Institution und Maske kann ein Lesefilter definiert werden, d.h. die Nutzer einer Institution sehen auf der betreffenden Maske nur einen Ausschnitt der in der Datenbank vorhandenen Daten und für jede Institution kann ein anderer Ausschnitt definiert werden. Ebenso lassen sich je Institution individuelle Einstellungen an den Masken vornehmen (z.B. abweichende Beschriftung, Pflichtfeldstatus, Defaultwert, Defaultsuchwert etc.).
  Nach welchen Gesichtspunkten eine Gliederung erfolgen soll, ist stark von der Zuständigkeitstruktur des Standortes abhängig. Ist in einem Bundesland nur eine Behörde für die Abfallüberwachung zuständig, so sind ggf. Referate, Gruppen oder drgl. Kandidaten für die Definition individueller Institutionen. Bei Bundesländern mit vielen zuständigen Behörden stellt ggf. jede Behörde eine Institution dar. Wichtig ist dabei, dass mit der Gliederung in Institutionen bis auf die statische Vorfilterung mit Lesefiltern noch keine Rechtevergabe auf Masken verbunden ist, d.h. alle Nutzer einer Institution dürfen potentiell alles.
• Nutzer: Jeder Nutzer ist ein Zugangskonto zur ASYS-Oberfläche und ihren Daten. Ein Nutzer gehört immer zu einer Institution und ist an die dort einstellbaren Lesefilter und Maskeneinstellungen gebunden. In der Regel wird ein Nutzer einer natürlichen Person entsprechen. In einigen Fällen werden aber auch Nutzer einer Rolle entsprechen, die von mehreren Personen parallel oder nacheinander ausgeübt werden (z.B. Praktikant mit stark eingeschränkten Rechten).
  Ein frisch angelegter Nutzer besitzt anfangs keine Rechte. Diese werden dem Nutzer über die Zuordnung von einem oder mehreren Nutzerprofilen zugewiesen. Die Summe aller Rechte aus allen Nutzerprofilen, die einem Nutzer zugewiesen sind, bestimmt die Gesamtheit seiner Rechte auf der ASYS-Oberfläche.
  Jedem Nutzer müssen Signaturrechte individuell zugewiesen werden (diese erlangt der Nutzer nicht über ein Nutzerprofil!). Die Auswahl erfolgt aus einer Auswahlliste von Masken, auf denen die Signaturfunktion möglich ist.
• Nutzerprofile: Nutzerprofile stellen prototypische Nutzer oder Rollen dar. Änderungen an den Einstellungen eines Profils wirken sich dabei auf alle Nutzer aus, denen das Profil zugeordnet ist²⁾.
  In Nutzerprofilen werden Rechte auf Masken vergeben, d.h. es wird bestimmt ob die Nutzer des Profils die Maske öffnen und nach Datensätzen suchen dürfen (Leserecht), Datensätze neu anlegen (Anlegerecht), ändern (Änderungsrecht) oder löschen dürfen (Löschrecht). Ebenso wird im Profil eine Liste der Abfragen³⁾ und Textformulare verwaltet, die durch die Nutzer des Profils aufgerufen werden dürfen.
• Arbeitsgruppen: Arbeitsgruppen werden für die Bearbeiterermittlung in der Vorgangssteuerung verwendet. Über die Gruppen wird gesteuert, welche Nutzer gemeinsam mit bestimmten Arbeitsschritten beaufschlagt werden. Die Zuteilung der neu anfallenden Arbeitsschritte wird per Zufall auf die Mitglieder eine Arbeitsgruppe verteilt. Dabei besteht die Möglichkeit, einzelne Gruppenmitglieder von der Arbeitszuteilung auszuschließen (Chef-Kennzeichen).
• Nummernkreise: Nummernkreise werden für die Bearbeiterermittlung in der Vorgangssteuerung verwendet. Nummernkreise dienen der Zuordnung von Arbeitsschritten anhand eines Merkmals des zugehörigen Datensatzes zu einem Mitglied einer Gruppe von ASYS-Nutzern. Die Zuordnung erfolgt dabei über genau ein Feld des Datensatzes (z.B. der Name des Entsorgers im Begleitschein: A-F –> Bearbeiter X, G-M –> Bearbeiter Y, N-S –> …).
• Arbeitsverteilungen: Arbeitsverteilungen werden für die Bearbeiterermittlung in der Vorgangssteuerung verwendet. Arbeitsverteilungen dienen der Zuordnung von Arbeitsschritten anhand von Quoten. Für die Nutzer in einer Arbeitsverteilung wird protokolliert, wie viele Arbeitsschritte sie in der Vergangenheit erhalten haben. Dem stehen Sollwerte für die Anteile gegenüber. Ein neuer Arbeitsschritt wird demjenigen Nutzer in einer Arbeitsverteilung zugewiesen, dessen Ist-Anteil unter dem Soll-Anteil liegt.

Über die Arbeitsgruppen wird gesteuert, welche Nutzer als Kollegen gegenseitige Einsicht in den Arbeitsvorrat haben und bedarfsweise Arbeitsschritte von Kollegen übernehmen (Stellvertreterregelung) oder an diese übergeben dürfen (Delegierung).

Der Objektbaum auf der linken Seite enthält als Wurzelelement den Repository-Standort, an dem der Admin sich beim Administrator angemeldet hat. Unterhalb jedes Standortes gibt es sechs kursive Einträge, welche die Kindobjekte des Standortes nach Objektklassen gliedern:

• Institutionen mit ihren Nutzern
• Nutzerprofile
• Arbeitsgruppen (VG)
• Nummernkreise (VG)
• Arbeitsverteilungen (VG)
• Unterstandorte (Unterstandorte sind ihrerseits Repository-Standorte und besitzen ihrerseits die hier aufgeführte Struktur)

Unterhalb dieser Gliederungsüberschriften finden sich die Objekte der jeweiligen Klasse. Jedes Objekt trägt im Baum das Icon seiner Klasse:

Icon	Klasse	Bemerkung
	Repository-Standort	auch: Unterstandort und Icon der Perspektive
	Institution
	Nutzer
	Admin	Genau ein Nutzer jedes Repository-Standortes kann Admin sein
	Nutzerprofil
	Arbeitsgruppe
	Nummernkreis
	Arbeitsverteilung

Ein Objekt wird im Baum durch Doppelklick zur Bearbeitung ausgewählt. Im Bearbeitungsbereich öffnet sich ein Tab-Reiter mit den Konfigurationsdaten des Objektes. Der Tab-Reiter trägt den Namen des Objektes. War bereits ein Tab-Reiter im Bearbeitungsbereich mit dem Objekt geöffnet, wird dieser Tab-Reiter im Bearbeitungsbereich nach vorne geholt.

Ein Objekt neu anzulegen kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen:

1. Über den Neu-Button in der Tool-Leiste des Objektbaums oder
2. Über einen Rechtsklick im Objektbaum.

In beiden Fällen öffnet sich ein Menü mit den Einträgen:

Je nach Objektklasse öffnet sich ein anderer Dialog, um zumindest die Pflichtfeldinhalte für ein neues Objekt entgegenzunehmen. Nachdem dieser Dialog mit dem Ok-Button verlassen wurde, öffnet sich im Bearbeitungsbereich ein Tab-Reiter für die weitere Konfiguration des neuen Objektes.

Für einen neuen Standort sind ein Standortname und eine Standortkennung einzutragen. Sowohl der Name als auch die Kennung müssen einmalig im Repository sein. Wird ein bereits vergebener Name oder eine vergebene Kennung erneut eingegeben, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung.

Für eine neue Institution sind ein Institutionenname und eine Institutionenkennung einzutragen. Der Institutionenname muss einmalig im Repository sein. Die Kennung kann eindeutig gewählt werden, dies ist aber nicht Pflicht. Alle Institutionen eines Standortes können beispielsweise die Kennung des Standortes tragen, wenn die Kennung der Institution für - z.B. Bearbeitungsfilter - nicht als Unterscheidungskriterium benötigt wird.

Der Ort der Institution ist ein optionales Feld, welches auch später im Bearbeitungsbereich eingetragen oder bearbeitet werden kann.

Der Login-Name, das Passwort und die Verifikation des Passwortes sind Pflichtfelder. Der Login-Name muss einmalig für den Repository-Standort sein . Das Passwort ist ein Einmalpasswort, mit dem der Nutzer sich bei seiner ersten Anmeldung an der ASYS-Oberfläche identifiziert und das durch den Nutzer zwangsweise durch ein selbstgewähltes Passwort ersetzt werden muss. Zur Vereinfachung kann das Ankreuzfeld 'Loginname = Passwort' gesetzt werden. Das Einmalpasswort ist dann identisch zum Login-Namen und die Vergabe eines Einmalpasswortes durch den Admin kann entfallen.

Der Vor- und Nachname des Nutzers sind optionale Felder, die auch später im Bearbeitungsbereich eingetragen oder bearbeitet werden können.

Der Profilname ist Pflichtfeld. Der Name des Profils muss eindeutig für den Repository-Standort sein.

Der Arbeitsgruppenname ist Pflichtfeld. Der Name des Arbeitsgruppe muss eindeutig für den Repository-Standort sein.

Der Nummernkreisname und das Vergleichfeld sind Pflichtfelder. Der Name des Numernkreises muss eindeutig für den Repository-Standort sein. Über den Auswählen-Button neben dem Feld 'Vergleichsfeld' öffnet sich ein weiterer Dialog zur Auswahl des Vergleichsfeldes:

Der Dialog besteht aus zwei Feldern mit aufklappenden Auswahllisten; beide Felder sind Pflichtfelder, da sie notwendig sind, um das Vergleichsfeld zu identifizieren. Im oberen Feld wird die Maske identifiziert, die das Vergleichsfeld enthält. Im unteren Feld wird der Name des Maskenfeldes identifiziert, mittels dessen Inhaltes festgestellt wird, welcher Nutzer aus dem Nummernkreis einen Arbeitsschritt erhält.

Die alphabetisch sortierte Liste der Masken kann über den Pfeilbutton rechts im Feld aufgeklappt werden. Wurde zuvor der Anfang des Maskennamens in das Feld eingetragen, so wird die Liste bereits auf den ersten passenden Eintrag positioniert. Nachdem die Maske ausgewählt wurde, wird die Auswahlliste der Maskenfelder darunter passend zur ausgewählten Maske gefüllt und auf den ersten Eintrag der Liste positioniert.

Die gleichfalls alphabetisch sortierte Liste der Maskenfelder wird ebenso über den Pfeilbutton rechts im Feld aufgeklappt. Auch hier kann durch Eingabe des Anfangs des Feldnamens eine erste Positionierung erfolgen. Über den Übernehmen-Button wird die Auswahl in den anfänglichen Dialog übertragen.

Der Arbeitsverteilungsname ist Pflichtfeld. Der Name der Arbeitsverteilung muss eindeutig für den Repository-Standort sein.

Um ein Objekt zu kopieren, muss es im Objektbaum markiert sein (es muss nicht notwendigerweise auch im Bearbeitungsbereich geöffnet sein!).

Grundsätzlich wird für kopierbare Objekte eine möglichst vollständige Kopie unter neuem Objektnamen angelegt. Meist wird ein Objektname auf der Basis der Vorlage ergänzt um den Namensbestandteil 'Kopie' als neuer Objektname vorgeschlagen.

Im Objektbaum kopiert werden können die Objekte:

Icon	Klasse	Einschränkungen/Anmerkungen
	Repository-Standort	Keine Kopie möglich!
	Institution	Keine Kopie möglich!
	Nutzer	Dialog 'Neuer Nutzer' für die Eingabe der Nutzerdaten; Kopie kann einer anderen Institution zugeordnet werden.
	Admin	Wie Nutzer; Kopie ist normaler Nutzer und nicht Admin!
	Nutzerprofil
	Arbeitsgruppe
	Nummernkreis
	Arbeitsverteilung

Um ein Objekt zu löschen, muss es im Objektbaum markiert sein (es muss nicht notwendigerweise auch im Bearbeitungsbereich geöffnet sein!).

Aus dem Objektbaum gelöscht werden können die Objekte:

Icon	Klasse	Voraussetzungen zur Löschung	Löschumfang
	Repository-Standort	Keine; Repository-Standorte können nicht gelöscht werden!	-
	Insitution	Es darf keinen Lesefilter und kein Maskenattribut spezifisch für die Institution geben.	Die Institution wird mit allen zugehörigen Nutzern gelöscht.
	Nutzer	Der Nutzer darf nicht als Standard-Bearbeiter für einen Arbeitsschritt in einem Vorgangssteuerungsskript benannt sein.	Der Nutzer wird mit allen seinen Zuordnungen zu Nutzerprofilen, Arbeitsgruppen, Nummernkreisen, Verteilungen und Signaturrechten gelöscht.
	Admin	Keine; Der Admin-Nutzer eines Repository-Standortes kann nicht gelöscht werden. Zuvor muss erst ein anderer Nutzer des Standorte zum Admin bestimmt werden.	-
	Nutzerprofil	Keine	Das Nutzerprofil wird mit allen Rechten, Abfragenzuordnungen (die Abfragen bleiben erhalten) und Nutzerzuordnungen (die Nutzer bleiben erhalten!) gelöscht
	Arbeitsgruppe	Keine	Die Arbeitsgruppe wird mit allen Nutzerzuordnungen (die Nutzer bleiben erhalten!) und den hierzu vorgenommenen Einstellungen gelöscht.
	Nummernkreis	Keine	Der Nummernkreis wird mit allen Nutzerzuordnungen (die Nutzer bleiben erhalten!) und den hierzu vorgenommenen Einstellungen gelöscht.
	Arbeitsverteilung	Keine	Die Arbeitsverteilung wird mit allen Nutzerzuordnungen (die Nutzer bleiben erhalten!) und den hierzu vorgenommenen Einstellungen gelöscht.

In dieser Perspektive stehen vier Auswahllisten zur Verfügung:

Auswahlliste	Inhalt	Nutzung	Filter
Nutzerprofile	Die Nutzerprofile des aktuellen Standortes	Nutzerprofile können den Nutzern zugeordnet werden. Die Auswahlliste zeigt die Liste der Nutzerprofile in Abhängigkeit des im Objektbaum aktiven Repository-Standort-Kontextes!	Namensfilter auf die Spalte Name.
Signierbare Bereiche	Die Liste der Masken auf den elektronisch signiert werden kann	Die signierbaren Bereiche können den Nutzern zugeordnet werden. Die Liste der signierbaren Bereiche ist fest vorgegeben und kann nicht konfiguriert werden!	Namensfilter auf die Spalte Name.
Nutzer	Die Nutzer des aktuellen Standortes	Die Nutzer können Arbeitsgruppen, Nummernkreisen und Verteilungen zugewiesen werden. Die Auswahlliste zeigt die Liste der Nutzer in Abhängigkeit des im Objektbaum aktiven Repository-Standort-Kontextes!	Namensfilter auf die Spalte Loginname (Kennungen).
Abfragen	Die freien Abfragen	Abfragen können Nutzerprofilen zugeordnet werden. Die Auswahlliste enthält alle Abfragen, die nicht als interne Abfragen gekennzeichnet sind, also freie Abfragen, QS-Abfragen und Auswertungsabfragen.	Namensfilter auf die Spalte Name; Eigenschaftenfilter: Die Abfragen in der Auswahlliste können eingeschränkt werden auf die Eigenschaft 'QS-Abfrage' bzw. 'Auswertungsabfrage' (Wird beides ausgewählt, werden alle Abfragen in der Liste angezeigt, die zumindest eines der beiden Kennzeichen tragen). Ergänzend können die Abfragen auf Zuordnung zu einer Maske gefiltert werden. Diese Bedingung muss dann zusätzlich erfüllt sein.
Textformulare	Die Textformulardefinitionen	Textformulare können Nutzerprofilen zugeordnet werden. Die Auswahlliste enthält alle vorhandenen Textformulardefinitionen. Damit ein Nutzer ein Textformular ausführen darf, muss es mindestens einem seiner Nutzerprofile zugeordnet sein.	Namensfilter auf die Spalte Textformular.
Textformulargruppen	Die Textformulargruppen	Textformulargruppen können Nutzerprofilen zugeordnet werden. Die Auswahlliste enthält alle vorhandenen Textformulargruppen. Damit ein Nutzer eine Textformulargruppe ausführen darf, muss es mindestens einem seiner Nutzerprofile zugeordnet sein.	Namensfilter auf die Spalte Textformulargruppe.

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