Textformularerstellung

Mit dieser Funktionalität lassen sich automatisiert Schreiben erstellen. Der übliche Ablauf ist

1. Bringen Sie den Datensatz, mit dessen Daten Sie ein Schreiben erstellen wollen, in der Anzeigemaske zur Ansicht.
2. Wählen Sie das passende Textformular, das passende PDF-Textformular¹⁾ oder die passende Textformulargruppe aus.
   1. falls vorhanden: Füllen Sie die Parameter des Textformulars oder passen Sie sie an.
3. Führen Sie das Textformular aus
   1. Im Falle von Textformularen oder Textformulargruppen:
      1. Die Daten des Textformulars werden anschließend von ASYS an Microsoft-Word²⁾ übergeben und von Word zu einem Schreiben zusammengesetzt.
      2. Das Word-Dokument wird - sofern entsprechend vom Fachadministrator konfiguriert - in die Liste der Dokumente zum Datensatz aufgenommen.
      3. Sie können das Dokument in Word weiter bearbeiten und anpassen. Hinweis: Textformulare können so konfiguriert werden, dass Word nach ihrer Erstellung und Speicherung automatisch wieder beendet wird.
      4. Den Ausdruck des Dokuments auf Papier oder als PDF-Dokument müssen Sie meist selber vornehmen. Textformulare können aber auch vom ASYS-Fachadministrator so konfiguriert sein, dass sie automatisch zu einem vorgegebenen Drucker geschickt werden.
      5. Alle weiteren Schritte mit dem Dokument liegen ebenfalls außerhalb von ASYS. Hinweis: Textformulare können so konfiguriert sein, dass sie automatisch zusätzlich als PDF-Dokument gespeichert werden.
         1. Wird ein Textformular zusätzlich als PDF-Dokument gespeichert, kann es in bestimmten Masken so konfiguriert sein, dass Sie gefragt werden, ob das Dokument an ein Bereitstellungsportal versandt werden soll. Hierfür müssen in dem Datensatz, aus dem heraus das Textformular ausgeführt wird, je ein Feld für eine E-Mail-Adresse und ein sogenanntes Token einen Inhalt besitzen (siehe die Gruppe 'Verwaltungsinformationen' in der Maske).
         2. Wenn Sie die Frage nach dem Versand an das Bereitstellungsportal mit Ja beantworten, wird automatisch im Hintergrund ein entsprechenden Versand eingeleitet. Das Dokument wird in eine Mitteilung eigebettet verschickt. Die Mitteilung erscheint in der Liste der Mitteilungen zum Datensatz. Ein Hinweisdialog informiert über den erfolgten Versand.
         3. Wenn Sie die Frage nach dem Versand an das Bereitstellungsportal mit Nein beantworten, erfolgt kein Versand.
         4. In beiden Fällen wird das PDF-Dokument in die Liste der Dokumente des Datensatzes aufgenommen. Es kann auch zu einem späteren Zeitpunkt an das Bereitstellungsportal verschickt werden.
   2. Im Falle von PDF-Textformularen:
      1. Die Daten des Textformulars werden anschließend von ASYS in die Felder eines PDF-Formulars eingefügt.
      2. Je nach Konfiguration der Felder des PDF-Formulars können die Inhalte des erstellten PDF-Dokuments nachträglich änderbar oder gegen Änderungen gesperrt sein³⁾.
      3. Das PDF-Textformular kann so konfiguriert sein, dass das PDF-Dokument nach der Erstellung automatisch elektronisch signiert wird.
         1. Im Falle einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird dies automatisch im Hintergrund durch ASYS erledigt⁴⁾.
         2. Im Falle einer qualifizierten elektronischen Signatur wird das PDF-Dokument an den SecSigner übergeben. Der Ablauf entspricht demjenigen nach dem Linksklick auf den Button Signieren im Signaturdialog der Anzeigemaske.
         3. Hinweis: Wird der Vorgang der qualifizierten elektronischen Signatur abgebrochen, so bricht die Erstellung des PDF-Dokuments komplett ab. Es wird kein unsigniertes Dokument erstellt.
      4. Das mit den Daten versehene - und ggf. signierte - PDF-Dokument wird automatisch gespeichert - der Dateipfad wird durch den ASYS-Fachadministrator festgelegt.
      5. Das PDF-Dokument wird - sofern entsprechend vom Fachadministrator konfiguriert - in die Liste der Dokumente zum Datensatz aufgenommen.
      6. In bestimmten Masken kann das PDF-Dokument so konfiguriert sein, dass es automatisch in eine Mitteilung als Dateianhang eingefügt und via ZKS-Abfall verschickt werden kann. Wird die Mitteilung verschickt, erscheint diese in der Liste der Mitteilungen zum Datensatz.
         1. Nach Erstellung des PDF-Dokuments öffnet sich automatisch der Dialog des BMU-Versands. Dort müssen Sie in der unteren Tabelle einen Empfänger eintragen. Nach erfolgtem Versand wird die Mitteilung in die Liste der verknüpften Mitteilungen des Datensatzes eingetragen, aus dem heraus das PDF-Dokument erstellt wurde.
      7. In bestimmten Masken kann das PDF-Dokument so konfiguriert sein, dass es an ein Bereitstellungsportal übermittelt werden kann. Der weitere Ablauf entspricht dem weiter oben beschriebenen zum Bereitstellungsportal.

Der Button zur Auswahl eines Textformulars, eines PDF-Textformulars oder einer Textformulargruppe steht nur zur Verfügung wenn Sie ein Textformular im Kontext der Maske erstellen können. Hierfür müssen zwei Bedingungen⁵⁾ erfüllt sein:

• Der jeweiligen Maske muss mindestens ein Textformular zugeordnet sein und
• Sie müssen das Recht haben, mindestens eines der Textformulare der Maske nutzen zu dürfen.

Ist mindestens eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, wird der Button ausgeblendet.

Wird er Button angeklickt, so öffnet sich ein Drop-Down-Menü mit einer Auflistung aller von Ihnen nutzbaren Textformulargruppen und einzelnen Textformulare.

Beispiel:

Wird eine Textformulargruppe oder ein Textformular per Linksklick ausgewählt, so öffnet sich der Textformulardialog

Im Textformulardialog werden Informationen zur zuvor ausgewählten Textformulargruppe bzw. zum Textformular oder PDF-Textformular angezeigt und Parameter eingetragen.

Auswahlmöglichkeit aus Textbausteinsammlung

Textformularparameter können so konfiguriert sein, dass ein Auswahlmöglichkeit aus einer Sammlung von Textbausteinen besteht (s. nachfolgende Abbildung). Der Button rechts des Eingabefeldes für den Parameter öffnet einen Dialog zur Auswahl eines Textbausteins. Der Darin markierte Textbaustein kann übernommen werden und wird an das Ende eines ggf. bereits vorhandenen Textes für den Parameter angehängt. Auch nach Übernahme eines Textbausteins kann der Parameter im Textformulardialog nach Bedarf bearbeitet werden.

Im Kopfbereich des Dialogs finden Sie nacheinander

• Den Namen des Textformulars, des PDF-Textformulars oder der Textformulargruppe
• Den technischen Namen des Textformulars⁶⁾
• Einen Informationstext zum Textformular, der Ihnen Hinweise zur Nutzung geben soll.
• Einem Hinweistext, wenn das aus dem Textformular resultierende Word-Dokument oder PDF-Dokument automatisch in die Dokumentenliste des aktuellen Datensatzes aufgenommen wird.
• Bei PDF-Textformularen je nach Konfiguration
  • Ein Hinweistext, dass das PDF-Dokument elektronisch signiert wird.
  • Ein Hinweistext, dass das PDF-Dokument als Anhang einer Mitteilung versandt wird.
• Bei PDF-Textformularen oder Textformularen, die zusätzlich als PDF-Datei abgespeichert werden je nach Konfiguration (nur in bestimmten Masken)
  • Ein Hinweistext, dass das PDF-Dokument automatisiert an ein Bereitstellungspostfach versandt werden kann.

Unter dem Kopfbereich steht entwender

• der Hinweis, dass zu dem Textformular keine Parameter vorhanden sind, weshalb es unmittelbar ausgeführt werden kann oder
• die Auflistung der Textformularparameter, jeweils bestehend aus dem Namen des Parameters und einem Eingabefeld.
  • Für die Parameter können Werte vorgeschlagen sein (s. Abbildung oben), die Sie aber an Ihre Erfordernisse anpassen können.
  • Alle Parameter müssen mit Inhalt gefüllt sein, sonst können Sie das Textformular nicht ausführen!

Der Fußbereich enthält zwei Buttons:

Schaltfläche	Bezeichnung	Erläuterung
	Textformular(e) erstellen-Button	Führt das Textformular oder die Textformulargruppe aus, schließt den Dialog und übergibt das Ergebnis zur weiteren Verarbeitung an MS-Word. Word wird automatisch von ASYS gestartet.
	Abbrechen-Button	Bricht den Dialog ohne Erstellung eines Textformulars ab und schließt den Dialog.