Dokument auswählen, speichern oder ausführen

AsysWiki-Startseite

verwandte Themen
—

Der Button öffnet ein Menü mit Funktionalitäten zu einem Dokumentverweis in einer Maske 'Dokument zu…'.

ASYS speichert elektronische Dateien oder Dokumente nicht zusammen mit den Daten in der Datenbank, sondern verwaltet nur Verweise auf die Dateien. Wird der Speicherort oder der Dateisystempfad dorthin für einen Dokumentverweis verändert oder das Dokument dort gelöscht, so bekommt ASYS dies nicht automatisch mit, weshalb dann der Verweis ins Leere zeigt!
Der Dokumentverweis enthält einen Speicherort. Dieser Speicherort muss für alle ASYS-Nutzer, die Zugriff auf das Dokument erhalten sollen, gleich sein! Legen Sie daher keine Dokumentverweise an, die auf eine lokale Festplatte Ihres Arbeitsplatzrechners zeigen. Zu den Einzelheiten der Dokumentablage in Ihrer Behörde oder Ihrem Bundesland fragen Sie bitte Ihren ASYS-Fachadministrator.

Menüpunkt	Funktion	Maskenzustand
Dokument auswählen	Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog des Betriebssystems, über den Sie einen Dateiverweis auswählen können. Der Name der ausgewählten Datei wird in das Feld 'Dateiname' eingetragen, der komplette Dateisystempfad inklusive Dateiname wird in das Feld 'Speicherort' übernommen. Sie können auch eine Datei via Drag&Drop aus dem Windows-Explorer in das Feld 'Speicherort' ziehen, wenn die Dokumentenmaske im Erstellungs- oder Bearbeitungsmodus ist.	Erstellungsmaske Bearbeitungsmaske, wenn es sich nicht um ein BMU-Dokument handelt.
Verzeichnis auswählen	Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog des Betriebssystems, über den Sie ein Dateiverzeichnis auswählen können. Der Name des ausgewählten Verzeichnisses wird in das Feld 'Dateiname' eingetragen, der komplette Dateisystempfad inklusive Verzeichnisname wird in das Feld 'Speicherort' übernommen.
Dokument speichern	Es öffnet sich ein Speichern-unter-Dialog des Betriebssystems, über den Sie eine Kopie des Dokuments, auf das verwiesen wird abspeichern können. Diese Option steht nur für Dokumente, nicht aber für Verzeichnisse zur Verfügung.	Anzeigemaske
Speicherort ändern	Es öffnet sich ein Speichern-unter-Dialog des Betriebssystems, über den Sie eine Kopie des Dokuments, auf das verwiesen wird abspeichern können. Das Feld 'Speicherort' wird dabei an den Speicherort der Kopie angepasst! Diese Option steht nur für Dokumente, nicht aber für Verzeichnisse zur Verfügung.
Dokument ausführen	Bei Dokumentverweisen wird mit die Standardanwendung geöffnet, die mit dem Dokumenttyp (Dateiendung) auf Ihrem Rechner assoziiert ist - z.B. mit dem Acrobat-Reader bei Dokumentverweisen auf .pdf-Dokumente. Bei Verzeichnissen* öffnet sich der Windowsexplorer mit dem Inhalt des Verzeichnisses, auf das verwiesen wird.
ZKS-Auftrag erstellen	Der Menüpunkt ist aktiv, wenn es sich um ein elektronisches Formular - Dateiendung XML - handelt. Es öffnet sich die Maske 'ZKS-Auftrag', dem das Dokument bereits zugeordnet ist. Es muss zumindest noch eine Auftragsart - z.B. ZertifikatsPrüfung - ausgewählt werden. Anschließend muss der Auftrag signiert werden, bevor er an das Service-Postfach der ZKS-Abfall übermittelt wird. Sie benötigen die notwendigen Rechte, um einen ZKS-Auftrag erstellen, bearbeiten und signieren zu dürfen. Das Ergebnis des Auftrags wird zu einem späteren Zeitpunkt als ZKS-Ergebnis zurückgesandt.
Dokument an Bereitstellungsportal versenden	Befinden Sie sich in der Dokumentenliste einer Maske, die einen Versand an ein Bereitstellungsportal zulässt, erscheint dieser Menüeintrag. Er ist aktiv für Dokumente vom Dateityp PDF, wenn im zugehörigen Datensatz der Hauptdatenkategorie eine E-Mail-Adresse und ein Token eingetragen sind (siehe Gruppe der Verwaltungsinformationen). Nachfolgend müssen Sie die Aktion in einem Dialog bestätigen. Das PDF-Dokument wird eingebettet in einem Mitteilung an das Bereitstellungsportal versandt und auf diesem Wege dem Einsender des Vorgangs bereitgestellt.

Wenn zu einem Datensatz viele Dokumente gehören, die alle in einem gemeinsamen Dateisystemverzeichnis verwaltet werden, kann es sinnvoller sein, auf das Verzeichnis zu verweisen, als jedes einzelne Dokument als eigenen Verweis zu verwalten. Hiervon nicht betroffen sind allerdings Dateiverweise, die von ASYS automatisch angelegt werden (beim Empfang elektronischer Nachrichten, bei der Signatur elektronischer Dokumente oder bei der Erstellung entsprechend konfigurierter Textformulare).
Sie können in zwei einfachen Schritten ein lokal abgelegtes Dokument an einen zentralen Ort kopieren und dorthin verweisen:
1. Legen Sie einen neuen Dokumentverweis an. Sie wählen das lokal abgelegte Dokument via 'Dokument auswählen' für den neuen Dokumentverweis aus.
2. Noch bevor Sie speichern rufen Sie 'Speicherort ändern' auf und legen eine Kopie des Dokuments am zentralen Speicherort ab, wobei der Dokumentverweis automatisch auf diesen zentralen Speicherort angepasst wird. Speichern Sie den Dokumentverweis.