| verwandte Themen |
|---|
| Erstellungsmaske, Bearbeitungsmaske |
Detailangaben
Detailangaben dienen dazu, den Datensätzen der damit ausgestatteten Datenkategorien strukturierte Zusatzinformationen1) mitzugeben, die im normalen Datenumfang der jeweiligen Kategorie nicht enthalten sind. Mögliche Beispiele hierfür können sein:
- Gebührentatbestände für Vorgangsdatensätze
- Zusatzinformationen zu Betriebsstätten aus anderen Rechtsbereichen
- Ergänzende Informationen zur Nutzung in Textformularen
Detailangaben lassen sich gruppenweise zu Schlagwortlisten zusammenstellen, d.h. für bestimmte Nutzungsszenarien (siehe die vorstehenden Beispiele) lassen sich Listen von zusätzlichen Detailangaben (Schlagworte) vordefinieren. Aus diesen Schlagwortlisten lassen sich die Detailangaben nach Bedarf für den jeweiligen Datensatz auswählen und mit den Detaildaten ausstatten. Daneben können aber auch frei definierte Detailangaben ohne Bezug zu einer Schlagwortliste angelegt werden.
Der Vorteil strukturierte Detailangaben gegenüber unstrukturierten Zusatzinformationen in Notizfeldern ist, dass sich Datensätze mit Detailangaben besser nach bestimmten Inhalten durchsuchen und auswerten lassen. Bei Verwendung von Schlagwortlisten ergibt sich eine einheitliche Schreibweise der Detailangaben, die bei Texten in Notizfeldern nicht gegeben ist.
Liste der Detailangaben
Detailangaben werden als Listen im Listenbereich der Anzeige- und Bearbeitungsmasken angeboten. Im Erstellungs- oder Bearbeitungsmodus der Maske handelt es sich im Grundsatz um eine normale bearbeitbare Liste, d.h. Sie können manuell neue Zeilen anlegen und mit Inhalt füllen und vorhandene Zeilen bearbeiten oder löschen.
Der über der Liste befindliche Button zur Öffnung eines Auswahldialogs bedarf einiger Zusatzerläuterungen:
Auswahldialog der Detailangaben
Der 
-Button über der Liste öffnet einen speziellen Auswahldialog für Schlagwortlisten und Schlagworte. Der Button ist deaktiviert, wenn es keine Schlagwortliste zu der Maske gibt, in der die Detailangaben angelegt werden sollen.
Die obere Auswahlliste (1) enthält die Schlagwortlisten, die der Maske zugeordnet sind, in der Detailangaben angelegt werden sollen. Die untere Auswahlliste (2) enthält die Schlagworte (Detailangaben) der in der oberen Liste markierten Schlagwortliste.
Die Schlagworte einer Schlagwortliste haben alle eine Bezeichnung (Spalte Schlagwort)2) und meist einen Datentyp. Ist ein Datentyp für ein Schlagwort definiert, so sind nur die zu dem Datentyp passenden Datenfelder einer Detailangabe nutzbar (siehe weiter unten).
In der unteren Auswahlliste (2) haben Sie die Möglichkeit per Mehrfachauswahl die Schlagworte aus einer Schlagwortliste in die Liste der Detailangaben beim Datensatz zu übernehmen. Es gelten die üblichen Regeln für Mehrfachauswahl:
- Linksklick markiert eine Zeile und löscht alle anderen zuvor markierten Zeilen.
- Shift+Linksklick markiert den Bereich der Liste von eine bereits markierten Zeile bis zu der nun angeklickten Zeile.
- Strg+Linksklick markiert zusätzlich zu den markierten Zeilen eine weiter Zeile oder nimmt die Markierung einer Zeile wieder fort.
Der Button 
dient der einfachen Markierung aller Einträge der unteren Auswahlliste (2).
Im Fußbereich des Dialogs befinden sich die üblichen Buttons eines Auswahldialogs.
Bearbeitung von Detailangaben
Eine Detailangabe besteht aus
- einer laufenden Nummer, um die Reihenfolge der Detailangaben festlegen zu können,
- einer Bezeichnung der Detailangabe (dem Schlagwort aus der Schlagwortliste),
- dem Namen der Schlagwortliste, aus dem die Detailangabe ausgewählt wurde (leer bei einzeln in der Liste angelegten Detailangaben),
- (optional) einem Datentyp (immer leer bei einzeln in der Liste angelegten Detailangaben) und
- dem oder den Datenwerten der Detailangabe, die sich auf eine oder mehrere Einzelangaben erstrecken können.
Wenn Sie eine Detailangabe einzeln in der Liste über den 
-Button anlegen gilt:
- Sie müssen der Detailangabe eine Bezeichnung geben (Pflichtfeld).
- Die Detailangabe besitzt weder einen Datentyp noch einen Namen einer Schlagwortliste.
- Sie können alle Einzelangaben für Daten der Detailangabe mit Inhalten versehen (weil die Detailangabe keinen Datentyp hat).
Wenn Sie eine Detailangabe via Auswahlliste aus einer Schlagwortliste übernommen haben (siehe oben) gilt:
- Die Detailangabe hat die Bezeichnung des Schlagwortes aus dem Schlagwortkatalog erhalten3).
- Die Detailangabe hat (in den meisten Fällen) einen Datentyp und einen Bezug zu der Schlagwortliste, aus der sie übernommen wurde.
- Wenn die Detailangaben einen Datentyp hat, können Sie nur die Einzelangaben passend zum Datentyp mit Inhalt versehen (fehlt der Datentyp, können alle Einzelangaben mit Inhalt versehen werden).
Es gelten folgende Beziehungen zwischen Datentyp eines Schlagwortes/einer Detailangabe und der Nutzbarkeit der Einzelangaben:
| Datentyp → | Ohne Typ | Text | Datum | Ja/Nein | Zahl | Memo | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Spaltenbeschriftung4) | Maskenbeschriftung | ||||||
| …Det Text 1 | Text | Ja | Ja | ||||
| …Det Text 2 | Text 2 | Ja | Ja | ||||
| …Det Kennzeichnung | Kennzeichnung | Ja | Ja | ||||
| …Det Wert 1 | Wert | Ja | Ja | ||||
| …Det Wert 2 | Wert 2 | Ja | Ja | ||||
| …Det Datum 1 | Datum | Ja | Ja | ||||
| …Det Datum 2 | Datum 2 | Ja | Ja | ||||
| …Det Notizen | Notizen | Ja | Ja |
Besonderheit für die beiden Textfelder
Wenn für ein Schlagwort vom Datentyp 'Text' eine Liste von Standardtexten definiert ist (s. unten), wird in den Spalten '…Det Text 1' und '…Det Text 2' eine Auswahlliste dieser Standardtexte angeboten:
Schlagwortlisten und Schlagworte
In Schlagwortlisten lassen sich Schlagworte als Gruppen vordefinierter Detailangaben zusammenstellen. Zu einer Schlagwortliste gehören
- ein Name der Liste,
- ein oder mehrere Schlagworte und
- mindestens ein Nutzungsbereich (= eine Datenkategorie), in dem die Schlagwortliste für die Erstellung von Detailangaben zur Auswahl angeboten wird (s. oben). Wichtig: Schlagwortlisten ohne Nutzungsbereich werden in keiner Liste der Detailangaben zur Auswahl angeboten!
Die Masken zu Schlagwortlisten, Schlagworten etc. weisen gegenüber anderen Masken keine Besonderheiten bei der Bedienung auf.
Hinweise:
- Schlagworte können einen Datentyp erhalten. Wenn sie einen Typ erhalten, gelten die oben angegebenen Einschränkungen der Verwendung der Einzelangaben einer Detailangabe. Bleiben sie ohne Typ, können alle Einzelangaben einer Detailangabe mit Werten versehen werden. Damit verbunden ist die Unsicherheit, in welchen Einzelangaben Werte eingetragen sind. Dies ist für die Suche und Auswertungen von erheblichem Nachteil, weshalb die Vergabe eines Datentyps für die Schlagworte grundsätzlich vorzuziehen ist.
- Für Schlagworte vom Datentyp Text kann eine Liste von Standardtexten definiert werden. Aus diesen Standardtexten kann der Nutzer einen Text auswählen (es kann aber auch ein eigener Text eingegeben oder ein ausgewählter Text bearbeitet werden). Die Standardtexte werden für beide Textfelder einer Detailangabe in gleicher Weise angeboten.
- Das Feld 'Code' der Schlagwortliste kann genutzt werden, um die Nutzung von Schlagwortlisten weiter zu steuern (z.B. Schlagwortlisten für bestimmte Behörden in Ihrem Bundesland). Da dies bundeslandspezifisch konfiguriert werden muss, können hier keine genaueren Erläuterungen gegeben werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihrem ASYS-Fachadministrator.